Việc mắc lỗi trong khi viết e-mail tuy không trầm trọng đến nỗi “chết người” tuy nhiên việc tránh được những lỗi này sẽ giúp chúng ta có thể giao tiếp hiệu quả hơn, chuyên nghiệp hơn. Chúng ta cùng xem những lỗi này là gì nhé.
Gửi nhầm người
Oops! Gửi nhầm người rồi!!! Không có gì tệ hơn hoặc xấu hổ hơn việc chúng ta gửi e-mail nhầm người. Một số e-mail với nội dung chung chung thì không quá nghiêm trọng tuy nhiên chuyện sẽ trở nên trầm trọng nếu e-mail chứa thông tin nhạy cảm bị gửi nhầm.
Lời khuyên: Hãy luôn chắc chắn bạn gửi đúng người cần gửi. Một số hệ thống e-mail hỗ trợ việc hiển thị contact khi bạn gõ tên và điều này dễ gây nhầm lẫn đối với những người cùng tên. Bạn hãy cẩn thận.
Reply hay Reply all
Một số e-mail được gửi ra cho toàn công ty hay cả phòng ban hay một nhóm người. Hãy cẩn thận khi nhấn “Reply all”. Không có gì phiền hơn khi nhận được cả tá e-mail thảo luận qua lại, đùa giỡn mà mình chẳng có dính dáng gì đến e-mail đó. Ngược lại, một số khác chỉ chọn “Reply” cho người gửi trong khi nội dung e-mail cần phải được cập nhật hoặc tham khảo cho nhiều người.
Lời khuyên: Hãy chỉ trả lời e-mail cho những ai cần quan tâm đến nội dung trả lời của bạn.
Không suy xét cẩn thận trước khi gửi e-mail
Bạn gặp khúc mắc trong công việc và cần phải viết một e-mail cho khách hàng để hỏi về vấn đề đó. Tuy nhiên, đôi khi bạn đã vội viết e-mail mà quên không tự tìm hiểu vấn đề trước khi hỏi hay quên không đề cập những việc mình đã tìm hiểu về vấn đề. Việc đặt những câu hỏi mà câu trả lời có thể dễ dàng tìm thấy trên Google hay trong tài liệu đặc tả sản phẩm sẽ khiến cho năng lực nghiên cứu hay làm việc độc lập của bạn bị đặt dấu hỏi. Ý tưởng là hãy cho người đọc e-mail cảm thấy rằng bạn đã cố gắng tìm hiểu câu trả lời hay đã làm tất cả những gì có thể trước khi đặt câu hỏi. Điều này sẽ giúp người đọc e-mail có động lực để giúp trả lời e-mail của bạn cũng như giúp họ khoanh vùng câu trả lời tốt hơn.
Lời khuyên: Hãy thử đóng vai trò người đọc e-mail và đánh giá xem nội dung của e-mail cũng như cảm giác của người đọc e-mail đó.
Nội dung e-mail cầu kỳ, rối rắm
Khi viết e-mail, đặc biệt là bằng tiếng Anh, một số bạn cố gắng dùng những từ hoa mỹ, cầu kỳ, đa nghĩa, thậm chí xa lạ đối với hoàn cảnh e-mail cho những e-mail thông thường. Điều này sẽ khiến cho nội dung e-mail trở nên tối nghĩa hay có thể bị hiểu nhầm. Bạn không cần phải viết cả một bài luận chỉ để mô tả một vấn đề kỹ thuật mà bạn đang gặp phải, chỉ nên sử dụng những từ ngữ, thuật ngữ đơn giản, quen thuộc trong công việc để trao đổi e-mail.
Lời khuyên: Nội dung e-mail nên ngắn gọn và đi vào trọng tâm.
To, Cc, Bcc
Bạn cần phải phân biệt được giữa “To”, “Cc” và “Bcc” trong một e-mail. Những người bạn đề cập trực tiếp hay có trách nhiệm phải trả lời e-mail của bạn thì phải đặt trong phần “To”. Những người bạn chỉ muốn họ đọc để tham khảo thì bạn đặt trong phần “Cc”. Những người bạn muốn họ đọc tham khảo e-mail nhưng bạn muốn ẩn thông tin của người này thì bạn điền vào “Bcc”. Quá dễ đúng không nào? Vấn đề là một số người (do một ngày nhận được quá nhiều e-mail) chỉ ưu tiên đọc những e-mail nào họ được đề cập trong phần “To” và những e-mail nào họ được đề cập trong “Cc” sẽ đọc sau. Nếu bạn không chú ý đến điểm này thì có thể e-mail của bạn sẽ bị “lờ” đi.
Lời khuyên: Nguyên tắc vàng là dùng “To”, “Cc” hoặc “Bcc” đúng cách. Ngoài ra bạn cũng nên điền những thông tin này sau khi đã viết xong nội dung e-mail, điều này sẽ giúp bạn tránh được việc lỡ tay gửi những e-mail chưa hoàn tất.
E-mail không tiêu đề hoặc tiêu đề không liên quan đến nội dung
Không quá nghiêm trọng như những lỗi trên nhưng do nhiều bạn quá bận rộn và tập trung vào nội dung e-mail thường hay bị quên mất tiêu đề hay đặt tiêu đề không liên quan đến nội dung của e-mail. Tiêu đề ngắn gọn, gợi nhớ sẽ giúp gây chú ý cho người đọc, khuyến khích người đọc đọc tiếp phần nội dung và cũng giúp dễ tìm kiếm sau này.
Lời khuyên: Nội dung e-mail tuy quan trọng nhưng tiêu đề cũng quan trọng không kém. Hãy chú ý đến tiêu đề e-mail.
Kiểm tra lỗi chính tả
Ngày nay hầu như tất cả các chương trình e-mail đều hỗ trợ việc kiểm tra lỗi chính tả. Nếu chương trình e-mail của bạn không hỗ trợ kiểm tra lỗi chính tả thì bạn hoàn toàn có thể dùng bộ kiểm tra lỗi chính tả trên MS Word để kiểm tra. Bạn chỉ mất vài giây cho việc kiểm tra lỗi chính tả nhưng nó sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp và tạo ra sự khác biệt.
Lời khuyên: Luôn rèn luyện thói quen kiểm tra chính tả khi viết văn bản nói chung và e-mail nói riêng.
Thiếu chữ ký cho e-mail
Việc tạo chữ ký cho e-mail là bắt buộc đối với một số công ty. Một số khác không bắt buộc nhưng việc bạn tạo chữ ký cho e-mail thể hiện tính chuyên nghiệp và chu đáo trong công việc. Một chữ ký e-mail thông thường bao gồm các thông tin như tên-họ, chức vụ, phòng ban trực thuộc, thông tin liên lạc như e-mail, số điện thoại, v.v Những thông tin trên sẽ rất hữu ích khi bạn gửi đến một người mà bạn chưa quen biết hay trong những tình huống cần phải liên lạc gấp.
Lời khuyên: Việc tạo chữ ký e-mail không quá khó, hãy tạo ngay cho mình 1 chữ ký e-mail nhé.
Kiểm tra lần cuối trước khi gửi
Bạn đã hoàn tất việc soạn e-mail và đã sẵn sàng nhấn Send. Hãy khoan…! Bạn hãy kiểm tra lần cuối cho nội dung e-mail, To, Cc, Bcc, tiêu đề, lỗi chính tả. Một số e-mail quan trọng bạn cần phải kiểm tra nhiều lần trước khi gửi. Dĩ nhiên, bạn có thể triệu hồi e-mail bạn đã gửi và dĩ nhiên là đối với những ai chưa đọc nó.
Lời khuyên: Kiểm tra, kiểm tra và kiểm tra…
Quá lạm dụng e-mail
E-mail rất tiện lợi và hữu dụng. Tuy nhiên trong một số trường hợp bạn cần cân nhắc xem có nên sử dụng e-mail hay không. Vì ngoài e-mail có rất nhiều phương tiện khác để giao tiếp hay hỗ trợ giao tiếp như gặp nhau để nói chuyện, điện thoại, chat, etc. Mỗi phương thức có thế mạnh riêng tùy vào ngữ cảnh giao tiếp. Về cơ bản, e-mail thích hợp cho những nội dung mang tính văn bản, tham khảo và trang trọng. Những nội dung cần trao đổi gấp hay ít trang trọng hơn có thể chọn gặp mặt trực tiếp hay điện thoại để trao đổi.
Lời khuyên: Chỉ sử dụng e-mail khi bạn thật sự cần phải giao tiếp bằng e-mail.
10 lỗi trên là những lỗi phổ biến mà những người sử dụng e-mail hay mắc phải. Viết một e-mail tốt không quá khó cũng không quá dễ. Hãy cố gắng tránh được những lỗi trên khi viết e-mail sẽ là một tiền đề hoàn hảo để chúng ta giao tiếp một cách hiệu quả.